Box - Q&A

Q：今まで無料版のBoxを利用していました、東邦大学のライセンスに切り替えたいです
A：招待メールから東邦大学のライセンスに参加する必要があります

【ライセンス切り替え時の注意点・変更点】

・既に発行されている無料版のBoxアカウントは"削除"しないでください。
　メールアドレスが凍結状態になり、一定期間利用できなくなるケースがあります。

・切り替え後は、これまで利用していたBoxパスワードではログインできなくなります。
　東邦大学のGoogleアカウントを利用した認証方法に自動で変更されます。

・切り替え後は、トップフォルダにて、フォルダ・ファイルの作成、削除ができなくなります。

【参加手順】

＜事前準備＞

東邦大学のテナントに参加後は、トップフォルダで自由にフォルダ・ファイルの作成や削除ができなくなるため、
現在のBoxアカウント内の "自分が所有している" すべてのデータを一時的に移動（退避）もしくは削除してください。
　※容量が大きい等で対応が困難な場合は お問い合わせ ください。
　※他のアカウントから共有されたグレーのフォルダの場合は、そのままで問題ありません。

＜切り替え方法＞

１．Boxから「東邦大学のエンタープライズネットワークにご参加ください」という件名の招待メールが届きます。
　　※Boxアカウントの設定によっては日本語ではない場合があります。
　　※招待メールの送信時間は人によって異なります。招待メールが見つからない場合は お問い合わせ ください。

２．メール内の「招待を承認」からログイン画面を開き、「Googleでサインイン」を選択してください。

３．ログイン後、「承認」を選択してください。
　　※誤って「拒否」を選択してしまった場合は再度招待を行う必要がありますので お問い合わせ ください。

Q：Boxにアップロードしたファイルが、Box Driveで表示されるまでに時間がかかります
A：すぐに確認したい場合はファイル/フォルダの更新をおこなってください

通常、更新されたファイルは自動でBox Driveに同期されますが、同期までに時間がかかる場合があります。
すぐに確認したい場合はファイル/フォルダの更新をおこなってください。

・ファイル/フォルダ更新の手順
　１．更新（同期）したいファイルもしくはファイルの無い空白部分を右クリック
　２．メニュー内から「ファイル/フォルダを更新」をクリック（windows11の場合は「その他のオプションを確認」に隠れています）

Q：Box Driveを使用しているとファイル名の末尾にメールアドレスが付いた
　   コピーが作成されてしまう
A：ファイルロック機能を使用することで回避することができます

複数人で同じファイルを編集した際、意図しない上書きを回避するための機能 により起きる問題です。
回避手段として、ファイルを開く前にそのファイルをロックすることで他のユーザの編集をブロックすることができます。

・ファイルロックの手順
　１．ロックしたいファイルを右クリック
　２．メニュー内から「ファイルをロック」をクリック（windows11の場合は「その他のオプションを確認」に隠れています）

下記の条件が揃う場合は、編集するファイルのオートロックを有効にすることができます。

・OS：Windows10 64bit or Windows11 64bit
・アプリの種類：Microsoft Word、Excel、PowerPoint 2010以降

有効にする場合は、Boxオートロック機能オン.bat をダウンロードして実行してください。
※ダウンロード及び実行時に「PCが危険にさらされる可能性があります」等のメッセージが表示されますが、ネットワークセンターで作成した
　安全なファイルですので、そのままお進みください。実行内容については、Box Driveでのロック/ロック解除の有効化 をご確認ください。

Q：突然Box Driveが使えなくなった・アクセスできなくなった
A：Box Driveが停止してしまっている可能性があります

Box Driveは自動アップロードなどのタイミングで再起動が発生し、稀に立ち上がってこないケースを確認しております。
その場合は アプリの一覧等からBox Driveを手動で実行する もしくは PCを再起動する ことで解決できます。

Q：Boxに同期されないファイルやショートカットがあります
A：仕様により無視またはブロックされるファイルがあります

詳細につきましては、Box Driveで無視またはブロックされるファイルの種類 をご確認ください。

Q：アクセス統計情報のエクスポートに失敗する
A：ネットワークセンターまでお問い合わせください　[お問い合わせフォーム]

この問題は、東邦大学の組織設定により、トップ階層にフォルダを作れないよう制御しているため発生する既知の問題でございます。

本来の動作
１．ユーザが、コンテンツインサイトのCSVをエクスポートを実行する。
２．（初回のみ）ユーザのトップ階層に「Box Reports」というフォルダができる。
３．「Box Reports」の下にCSVが生成される。
　※２番の「Box Reports」が生成できないため、エラーとなります。

回避策として、お問い合わせいただきました時点で、
管理者より、対象者のトップ階層に「Box Reports」を作成させていただきます。

注意点
・「Box Reports」はユーザが自由に共有設定できるフォルダになります。（外部共有も可）
　取り扱いについては、自己責任でお願いいたします。
・フォルダ名は「Box Reports」から変更しないでください。（システム側が認識できなくなりエラーになります）
・対象者に「Box Reports に招待されました」というメールが送信されてしまいますがご了承ください。